Poštovani,
želimo vas obavijestiti kako je redovno održavanje e-mail računa i pravilno upravljanje sadržajem unutar poštanskih sandučića osnovna poslovna obveza svake tvrtke.
U posljednje vrijeme sve češće primjećujemo da se e-mail računi koriste kao zamjena za arhivu ili USB uređaj, što uključuje nepotrebno čuvanje velikih količina privitaka, višestruko prosljeđivanje istih dokumenata unutar tvrtke te gomilanje sadržaja bez kontrole. Takva praksa značajno opterećuje sustav i zauzima prostor koji je predviđen za redovno poslovno dopisivanje.
Zbog pojedinih korisnika koji nesavjesno koriste e-mail račune, MCE će u narednom razdoblju početi uvoditi ograničenja pohrane e-mail sandučića, kako bi se osigurala stabilnost i sigurnost usluge za sve korisnike.
Preporuke za pravilno korištenje e-maila
Kako biste izbjegli prekide u radu, preporučujemo sljedeće:
- arhivirajte staru e-mail komunikaciju na računalo (Outlook / Thunderbird arhiva)
- brišite nepotrebne poruke i velike privitke
- pohranjujte dokumente na lokalni disk, NAS ili cloud sustave, a ne u e-mailu
- čuvajte samo ključnu poslovnu dokumentaciju
- preporučujemo zadržavanje e-mailova maksimalno unazad godinu dana, osim ako postoje zakonske ili poslovne potrebe za duljim čuvanjem
Dodatna mogućnost
Za korisnike kojima je potreban veći prostor ili naprednije rješenje za pohranu i arhiviranje, MCE može ponuditi proširenje kapaciteta i prilagođeno rješenje prema ponudi.
Za sva pitanja ili pomoć oko arhiviranja e-mailova slobodno nam se javite na info@mce-vukovar.hr.
